Projektmanagement – die Auftragsklärung

Willkommen zu unserem Seminar “Projektmanagement – Auftragsklärung”

Sie managen Projekte? Dann werden Sie das kennen – unklare Ziele (moving targets) und die daraus entstehenden Probleme wie Frust, Ressourcenverschwendung und das Überschreiten von Terminen. Daher kommt der  Auftragsklärung zu Beginn eines Projektes eine wichtige Rolle zu. In unserem Seminar  ‘Projektmanagement – die Auftragsklärung’ diskutieren Sie das Thema mit uns und lernen, Ziele konkret zu benennen und ein gemeinsames Verständnis für das Projekt zu entwickeln.

Bei der Auftragsklärung verständigen sich der Auftraggeber und das Projektteam über die Erwartungen und Ziele. In der Praxis läuft dieser Teil häufig recht oberflächig und schnell ab. Das führt oftmals dazu, dass alle Projektbeteiligten erst im Verlauf des Projektes wissen, was genau die Erwartungshaltung des jeweils anderen war. Hinderlich ist dann auch die Tatsache, dass mit der Auftragsklärung der Wunsch des Auftraggebers verbunden ist, kurz darauf eine feste Aussage bzgl. des Termins und der Projektkosten zu erhalten. Seriöse Aussagen hierzu lassen sich eigentlich erst nach der Projektplanung des Projektes treffen. Was ist für eine gute Auftragsklärung und somit für einen guten Start wichtig?

Wichtige Elemente sind

Projektziele und -umfang: Die Ziele des Projekts sind klar zu definieren. Der Projektumfang des Projekts ist festzulegen. Dies umfasst die Identifizierung der Hauptziele, der gewünschten Ergebnisse und der Grenzen des Projekts.

Anforderungen und Spezifikationen: Die Auftragsklärung sollte auch alle Anforderungen und Spezifikationen des Projekts umfassen. Das umfasst technische Anforderungen, Leistungsstandards, Lieferfristen und andere wichtige Kriterien, die erfüllt werden müssen.

Ressourcen und Verantwortlichkeiten: Es ist wichtig, die verfügbaren Ressourcen für das Projekt zu klären, einschließlich des Budgets, der Mitarbeiter und anderer benötigter Ressourcen. Darüber hinaus sollten klare Verantwortlichkeiten festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben sie übernehmen müssen.

Risiken und Annahmen: Die Auftragsklärung sollte auch die identifizierten Risiken und Annahmen des Projekts umfassen. Dazu gehören potenzielle Hindernisse, die den Projekterfolg beeinträchtigen könnten, sowie Annahmen über externe Faktoren, die das Projekt beeinflussen könnten.

Kommunikationsplan: Um alle Beteiligten zu angemessen zu informieren ist ein effektiver Kommunikationsplan ist entscheidend. Die Auftragsklärung sollte klären, welche Informationen an wen kommuniziert werden müssen und auf welche Weise dies geschehen soll.

Meilensteine und Zeitplan: Die Festlegung von Meilensteinen und eines Zeitplans ist wichtig, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und sicherzustellen, dass es rechtzeitig abgeschlossen wird. Dies umfasst die Festlegung von Schlüsselterminen und Meilensteinen, die erreicht werden müssen, sowie die Erstellung eines Zeitplans, der die erforderlichen Schritte zur Erreichung dieser Meilensteine ​​umreißt.

Unsere Kurzformate haben zusätzlich folgenden Leistungsumfang:

– Erfahrene praxisnahe Trainer & Coaches
– Eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre für Wissensaustausch und Kommunikation
–  Bei Vortragspräsentation erhalten Sie diese im Nachgang als pdf-Datei

Unsere Kurzformate finden alle in kleinen Gruppen statt, max. 12 Personen. Dadurch haben Sie die Chance, individuelle Fragen zu stellen und auch Themen oder Probleme aus dem betrieblichen Alltag mit einzubringen.

Hinweis: Sollte ein Termin ausgebucht sein oder Sie möchten einen Terminwunsch äußern, kontaktieren Sie uns gerne.